2th أغسطس, 2024
2th أغسطس, 2024
لقد تحدثنا في الجزء الأول من مقالتنا هذه عن الهدف من إلقاء العرض التقديمي في العمل، وأهم الخطوات والعناصر والمهارات والجوانب التي تسهم في نجاحه، وسنكمل الحديث في الجزء الثاني والأخير منها عن 15 نصيحة يقدمها الخبراء لإلقاء عرض تقديمي ناجح في العمل.
العرض التقديمي الناجح في العمل هو ملخص عن المعلومات الأساسية حول خطط الشركة أو منتجاتها أو ممارساتها، والذي يُعَدُّ بعناية ويُقدَّم بإتقان. سواء أكنت تقدم العرض لأصحاب المصلحة أم لجمهور آخر، فإنَّ الهدف هو توصيل رسالتك بوضوح وإلهام الحاضرين على العمل. هناك العديد من أنواع العروض التقديمية المختلفة التي يستدعي نجاحها استخدام أساليب واستراتيجيات مختلفة، ومن ضمنها عروض المشاريع، والعروض التقديمية حول سياسة الموارد البشرية، والجلسات التمهيدية التي يعقدُها المستثمرون، والعروض التقديمية التي يقدمها المديرون التنفيذيون.
يجب أن تكون مقتنعاً بالفكرة أو المنتج الذي تقدم عنه لتتمكن من إقناع الآخرين به، وعليك أن تكون على دراية تامة بتفاصيل جميع الأفكار التي ستتطرق إليها لينجح العرض التقديمي. من الهام أن يكون لديك مهارة الإقناع عند تقديم العرض. يثير المتحدث حماسة الجمهور عندما تكون أفكار العرض التقديمي متوافقة مع موضوعه. هناك عاملان أساسيان يسببان الملل في العروض التقديمية: كثرة النصوص المدرَجة في الشرائح، ونقص العناصر المرئية ومقاطع الفيديو.
حيوية المتحدث هامة خلال العرض التقديمي؛ فلن يتحمس الجمهور إذا كنت تتحدث عن موضوع لا يهمك، وسيشعرون بالتعب والملل من العرض إذا كنت تُبدي المشاعر ذاتها أيضاً. يجب أن يلاحظ المستمعون مدى شغفك بالموضوع.
تدرس إيمي كودي (Amy Cuddy)، الأستاذة في جامعة هارفارد (Harvard)، قدرة لغة الجسد على إبراز قوة المرء. قبل إلقاء محاضرتها الناجحة في منصة "تيد" (TED)، اتخذت بعض الوضعيات التي توحي بالقوة، مما عزز ثقتها بنفسها ومنحها الطاقة اللازمة لإلقاء العرض.
من الهام أيضاً تنشيط نفسك قبل إلقاء العرض التقديمي في العمل، عبر ممارسة تمارين الإحماء مثل تمارين التمدد، لتحفيز نفسك جسدياً وذهنياً. هناك أمور أخرى يمكنك القيام بها لتحافظ على تركيزك ونشاطك، مثل قراءة الاقتباسات الملهمة أو الاستماع إلى الموسيقى. احرص أيضاً على إماهة جسدك عبر شرب كمية كافية من الماء ووضع زجاجة ماء بجانبك أثناء تقديم العرض.
يؤثر الوصول إلى القاعة قبل العرض بوقت قليل سلباً في العرض التقديمي بأكمله. لذا، تأكد من الحضور قبل ساعة على الأقل لإعداد أي معدات قد تحتاجها، مثل جهاز إسقاط أو كمبيوتر محمول أو مكبرات الصوت. يساعدك ذلك في التعرف على قاعة العرض وإلقاء عرض تقديمي سلس.
أما إذا كانت المعدات اللازمة موجودة في القاعة بالفعل، فتأكد من أنَّها تعمل ومتوافقة مع أجهزتك، وانقل الملفات الهامة من محرك أقراص يو إس بي (USB)، أو حمِّلها من بريدك الإلكتروني أو حسابك على التطبيقات السحابية.
الانطباعات الأولى في غاية الأهمية؛ لذا تأكد من أنَّ مظهرك مناسب لإلقاء العرض. ارتد ملابس رسمية تلائم المناسبة، وتجنب الملابس ذات الألوان الزاهية والبراقة. أما بالنسبة لسلوكك، فأظهر الثقة والحماسة دون اندفاع. ابتسم وتواصل بصرياً مع الجمهور، وتحدث بوضوح وبوتيرة معتدلة. ستساعدك هذه النصائح البسيطة على ترك انطباع إيجابي وإلقاء عرض تقديمي ناجح.
تؤثر شخصيتك في حضورك على منصة العرض أيضاً. اتخذ وضعية طبيعية ترتاح لها؛ فإذا كان الوقوف يريحك، فلا تذرع المنصة جيئة وذهاباً، وإذا كانت نبرة صوتك هادئة، فلا داعي للصراخ، بل استخدم ميكروفون. تصرَّف كما ترتاح وقدِّم أفضل عمل ممكن. يشعرك التدرب على مهارات العرض التقديمي بمزيد من الثقة بالنفس.
أصبح مدى انتباه الجمهور قصيراً في أيامنا هذه، ويتوقعون الحصول على الترفيه. لذا، عليك إثارة اهتمام الحاضرين من خلال استخدام افتتاحية قوية تشد انتباههم، مثل إحصاءات أو اقتباس.
طمئن الحاضرين بهدوء أنَّك تفهم مخاوفهم، واشرح لهم لماذا تدعم الأبحاث ادعاءاتك. يمكنك أن تقول لهم: "أعلم أنَّكم استغربتم من…" أو "قد تبدو هذه الحقيقة صادمة، لكنَّ الأبحاث تدعمها بسبب...".
إحدى الطرائق الفعالة لجذب الجمهور هي استخدام صورة أو مقطع فيديو أو قصة شخصية مثيرة للاهتمام. تذكر أنَّ الانطباعات الأولى هي أساس نجاح العرض التقديمي؛ لذا عليك التأكيد على أهميته منذ البداية، كي لا يبدو الأمر وكأنَّك تلقي مجرد محاضرة.
في بداية العرض التقديمي، حدد الأهداف التي تود تحقيقها خلال حديثك، ليعلَم الجمهور لماذا عليهم الإصغاء، وما الذي سيستفيدونه من الانتباه إليك. عندما تحقق أهداف عرضك التقديمي، فمن المرجح أن يحافظ ذلك على اهتمام الحاضرين، ويعتبروا عرضك ناجحاً. سيتمكن الجمهور أيضاً من تقييم نجاح العرض إن تذكروا أفكاره الهامة.
يجعل استخدام قالب باوربوينت الاحترافي العرض التقديمي أكثر تناسقاً ومصداقية. كما يوفر الوقت من خلال تقديم بنية جاهزة للشرائح. تجذب شرائح باوربوينت ذات التصميمات الاحترافية انتباه الجمهور.
قد تكون القصة مستوحاة من تجربة شخصية أو تجارب المستهلكين أو تروي تاريخ العلامة التجارية، وتستطيع من خلالها التواصل مع الجمهور. شارك قصة وصولك إلى هذه المكانة اليوم، وما دفعك إلى الإيمان بعملك. يمكنك تسليط الضوء على المشكلات (دور الشرير في القصص) وكيف سيقود منتجك أو عملك أو فكرتك (دور البطل) جمهورك إلى الحل. يحول سرد القصص عملك إلى جزء من حكاية كبيرة يرغب جمهورك بأخذ دور فيها، وهو ما قد يكون مفيداً.
كان رائد الأعمال الراحل ستيف جوبز (Steve Jobs) يتقن سرد القصص، وقد برع في كل عرض تقديمي ألقاه لإطلاق منتجات شركة أبل (Apple)؛ إذ حوَّل ستيف جوبز ابتكاراته إلى قصص أحدثت ثورات في مجالات العمل، فقد غيَّر نظام ماكنتوش (Macintosh) مجال الكمبيوتر بأكمله، وغيَّر جهاز "آي بود" (iPod) مجال الموسيقى برمته. جمعت قصص التغيير هذه المنتجات والمستهلكين معاً.
سرعان ما يؤدي العرض التقديمي الناجح إلى تململ الجمهور إذا استمريت في الحديث لوحدك دون إشراك الحاضرين في النقاش. من الضروري تعزيز تفاعل الجمهور، سواء أكنت تلقي عرضاً تقديمياً حول المبيعات أم خدمة العملاء أم اجتماع مجلس الإدارة. اطرح أسئلة على الحاضرين، واطلب تغذيتهم الراجعة، وتواصل معهم. يساعد التفاعل مع الجمهور أثناء العرض التقديمي في الحفاظ على اندماجهم، ولا يجعلهم يشعرون بالملل أو اللامبالاة.
تتضمن تصاميم باوربوينت عناصر بصرية، مثل الصور والخطوط والمخططات لتوضيح الهدف من العرض التقديمي وجعله مقنعاً أكثر. لا يقتصر دور تصميم باوربوينت المناسب على إضفاء جمالية على العرض التقديمي فحسب؛ بل يساعد في إثراء المحتوى وتوضيح رسالة العرض التقديمي، وذلك من خلال الاهتمام بالتفاصيل والإبداع.
لا تكتف بقراءة المحتوى فقط؛ لأنَّ ذلك سيشتت انتباه الجمهور ويسبب لهم الملل. تُعد الصور ومقاطع الفيديو والعناصر الفنية وسائل رائعة أيضاً لتوضيح الأفكار وإثارة اهتمام الحاضرين. تساعد الرسوم البيانية المرئية في تلخيص المواضيع المعقدة، وإذا أردت استخدام التعداد النقطي، فاحرص على أن تكون واضحة وموجَزة، ولا تضف فقرات طويلة. لا بأس باستخدام اقتباس أو اثنين، ولكن لا تبالغ في الأمر.
إذا أردت تحسين منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي أو تصميم مستند باحترافية، فننصحك ببرنامج "كانفا" (Canva)، فهو سهل الاستخدام، ويتضمن كل ما تحتاجه، دون الحاجة إلى الخبرة في التصميم.
غوغل سلايد (Google Slide): هو برنامج للعروض التقديمية طورته شركة غوغل، والذي يتيح للمستخدمين إنشاء العروض التقديمية وتحريرها عبر الإنترنت مع إمكانية التعاون مع الآخرين. يشبه غوغل سلايد برنامجي مايكروسوفت باوربوينت (Microsoft PowerPoint) وأبل كينوت (Apple Keynote)، ولكنَّه مجاني، ويتضمن المزيد من الميزات.
يبعث الإصغاء إلى متحدث قادر على إضحاك الحاضرين في العروض التقديمية الطويلة، على الراحة في النفس. فإذا كان المتحدث يتكلم بجدية طوال الوقت، فسيبدو حديثه رتيباً وكأنَّه لا يأبه لما يقوله. لذا فإنَّ الحفاظ على نبرة ودية ومناقشة الحاضرين أمر هام لجذب انتباههم.
يساعد إلقاء بعض النكات الخفيفة أيضاً على تعزيز اندماج القارئ. ولكن، لا يُنصح باستخدام الفكاهة إلا إذا كنت تجيدها، وإلا فلن تحقق التأثير المطلوب على الأرجح.
قدِّم معلومة غير متوقعة لجذب انتباه الجمهور والحفاظ على اندماجهم، حيث يمكنك باستخدام الحقائق والإحصاءات أن تتحدى معتقدات الحاضرين، وتُثبت حجتك. قدم بعضاً من هذه المعلومات طوال مدة العرض التقديمي للتأكيد على أفكارك. يجب أن تقدم كل فكرة رئيسة في كل شريحة تقديماً مُتقَناً.
أنشأ رائد الأعمال غاي كاواساكي (Guy Kawasaki) قاعدة 10/20/30 للعروض التقديمية على باوربوينت، والتي تتطلب الالتزام بالشروط التالية: إنشاء 10 شرائح كحد أقصى، وألا يستغرق العرض أكثر من 20 دقيقة، وتكبير حجم الخط بما لا يقل عن 30 نقطة.
وإليك فيما يلي رسم بياني يلخص هذه القاعدة:
راقب كاواساكي العديد من العروض التقديمية الرديئة والمتكررة، وتوصَّل إلى قاعدة تضمن أن تكون مثيرة للاهتمام. تكفي 10 شرائح ليلخِّص المتحدث أفكاره دون إرباك الحاضرين، وإلا ستسبب أي معلومات فائضة فقدان التركيز وعدم الاندماج.
يفيد كاواساكي أنَّ الشخص العادي قادر على الانتباه لمدة 20 دقيقة قبل أن يفقد التركيز، ويعتقد أنَّ آخر 40 دقيقة من العرض التقديمي يجب تخصيصها لطرح الأسئلة. وضع الخط بحجم 30 مثالي للعروض التقديمية، فهو كبير بما يكفي ليتمكن الحضور الجالسون في الصفوف الخلفية من قراءته بسهولة، ويتيح للمتحدث عرض أقل قدر ممكن من النصوص على الشاشة.
يدل الحفاظ على التواصل البصري مع الحاضرين على أنَّك تحترم وقتهم وتشعر بالامتنان لحضورهم، فضلاً عن التأكيد على أهمية رسالتك. ابتسم للجمهور عندما تتواصل بصرياً معهم، وإذا شعرت بالتوتر، ابحث عن بعض الحاضرين الذين توحي وجوههم بالود، وانظر إليهم من حين لآخر لتشجيع نفسك.
كن مستعداً لجلسة الأسئلة والأجوبة، حيث تحدد إجاباتك مدى نجاح أو فشل العرض التقديمي. يجب أن يكون المتحدث ملماً بالمادة، ومستعداً لمواجهة الأسئلة الصعبة، فلن تتمكن من الحفاظ على ثقة الجمهور بك إذا انتهى العرض التقديمي دون أن تتمكن من الإجابة عن الأسئلة. اطرح الأسئلة وتكلم بطريقة توضح فهمك لمخاوفهم.
عند اختتام العرض التقديمي، من الضروري أن تترك انطباعاً راسخاً وإيجابياً في الجمهور، إما عبر سرد قصة شخصية أو اقتباس لا يُنسى. يمكنك القيام بذلك أيضاً عبر تذكير الجمهور بأهداف العرض التقديمي وتلخيص الأفكار الرئيسة بسرعة. يؤدي ذلك إلى تعزيز ثقة الحاضرين ورضاهم.
قوالب شرائح باوربوينت هي طريقة احترافية وفعالة لإنشاء مخططات تصميم تناسب العلامة التجارية؛ إذ يسهِّل قالب باوربوينت المناسب تصميم الشرائح وعرض المعلومات بسلاسة.
سواء أكنت تلقي عرضاً رئيساً، أم شرائح عرض تقديمي، أم عرضاً تقديمياً لاجتماع مجلس الإدارة، يُستخدَم قالب الشرائح المخصص مع مخططات التصاميم المطلوبة لتحقيق الاتساق وتمثيل العلامة التجارية. يقدم قالب عرض شرائح غوغل مخططات متنوعة للتصاميم يمكن مشاركتها عبر الإنترنت مثل جي سلايدز (G-Slides).
توفر قوالب العروض التقديمية على باوربوينت مجموعة واسعة من خيارات التصميم والميزات القابلة للتخصيص لتناسب أنماط ومواضيع العرض المختلفة؛ إذ صُمِّمت قوالب العروض التقديمية هذه لجعل عملية إنشاء العرض التقديمي سهلة وفعالة. بالإضافة إلى ذلك، تتيح قوالب العروض التقديمية المجانية في برنامج باوربوينت سهولة الوصول إلى التصاميم الاحترافية دون أي تكلفة، مما يجعله مصدراً ذو قيمة للمحترفين والطلاب على حدٍ سواء. تضفي القوالب المنظَّمة لعرض الشرائح لمسة إبداعية واحترافية على المحتوى.
يؤثر تصميم باوربوينت تأثيراً كبيراً في الجمهور، ويؤكد على الرسالة التي تقدمها؛ حيث يستدعي تصميم العرض التقديمي على باوربوينت اختيار الألوان والخطوط والرسومات المناسبة بعناية لتحسين العرض. يجب أن يكون لكل تصميم شريحة نمطاً مرئياً موحَّداً. تستطيع من خلال تصميم شرائح عرض باوربوينت التقديمي بإتقان، جذب انتباه الجمهور وإثارة اهتمامهم. كما يحسِّن تصميم قالب العرض التقديمي على باوربوينت مخططات التصميم، والتي يمكن استخدامها في عروض تقديمية أخرى في المستقبل.
يجب أن يتضمن العرض التقديمي الناجح في العمل رسالة واضحة وموجزة، وأن يكون منظماً ويجذب بصرياً، وأن يدمج المتحدث الجمهور بسرد القصص واستخدام العناصر التفاعلية، وينبغي أيضاً أن يكون مصمماً خصيصاً لجمهور معين ويراعي احتياجاته واهتماماته.
هذه الخطوات الخمسة هي: الهدف والتحضير والممارسة والأداء واستخدام برنامج باوربوينت بإتقان (أو الوسائل البصرية). تسهم هذه العناصر معاً في إنشاء عرض تقديمي مقنع وفعال يجذب الجمهور ويعزز معلوماته.
هذه العناصر هي: تحديد رسالة واضحة وموجزة، واستخدام افتتاحية قوية، وإضافة عناصر مرئية فعالة، وسرد القصص بإتقان، وتحفيز تفاعل الجمهور، وإلقاء العرض بثقة، والاختتام بقوة. من خلال جمع هذه العناصر معاً، يمكنك إنشاء عرض تقديمي مؤثر لا يُنسى.
تُعد قاعدة 10-20-30 لاستخدام برنامج باوربوينت بمثابة دليل إرشادي لإنشاء عروض تقديمية فعالة، حيث تنص القاعدة على ألا يتضمن العرض التقديمي على أكثر من 10 شرائح، وألا تزيد مدة إلقائه عن 20 دقيقة، وألا يزيد حجم الخط عن 30 نقطة. صُمِّمت هذه القاعدة لإنشاء عروض تقديمية موجزة وجذابة وسهلة المتابعة.
المكونات الأساسية هي: الجمهور والتحضير والممارسة. هذه العناصر الثلاثة كفيلة بتحويل العرض التقديمي من عرض يثير الملل بسبب كثرة التعداد النقطي إلى أداء ناجح يأسر الحاضرين؛ إذ يؤدي التركيز على هذه الجوانب الهامة إلى رفع مستوى العرض التقديمي وجذب انتباه الجمهور.
لإلقاء عرض تقديمي في العمل، عليك إدماج الجمهور وإظهار قيمة أفكارك، الأمر الذي يتطلب العاطفة والالتزام. يمكنك إلقاء عرض تقديمي فعال من خلال التواصل مع الجمهور وإثبات قيمة أفكارك لهم. تساعدك النصائح الاحترافية المذكورة أعلاه في تحسين أسلوبك في إلقاء العروض التقديمية المميزة في العمل.
