4 خطوات لإدارة الميزانية الخاصة بالتدريب

تهدف برامج تدريب الموظفين إلى زيادة معدَّل استبقاء العمالة، ورفع الروح المعنوية ضمن بيئة العمل، وضمان نجاح المؤسسة وتوسيع نطاق أعمالها ونموِّها مع مرور الوقت، وتساعد برامج التدريب المستمر على تحسين مستوى رضى العملاء، وزيادة المبيعات، وتعزيز قدرة الشركة على المنافسة في السوق، ومن هنا برَزت الحاجة إلى تخصيص ما يكفي من الوقت لتخطيط ميزانية التدريب.

4 خطوات لإدارة الميزانية الخاصة بالتدريب:

تقوم المؤسَّسة بتقييم الاحتياجات التدريبية، وتحديد الأهداف، ونقاط الضعف في برنامج التدريب، والجوانب التي أهملها ولم يعطِها حقَّها، ويجري بعد ذلك البحث في الحلول المتاحة مثل التعلُّم الإلكتروني واعتماد خيار يساعد على توفير التكاليف.

إليك فيما يأتي 4 خطوات لإدارة ميزانية التدريب:

1. تقييم الاحتياجات التدريبية:

تتضمن مخططات ميزانية التدريب العناصر الآتية:

• رواتب العاملين في قسم التدريب.
• أجور خبراء التعاقد وتقديم الاستشارات.
• تكاليف الأدوات والتجهيزات اللازمة لقاعات التدريب.
• تكاليف الأدوات التكنولوجية مثل برمجيات تأليف الدورات التدريبية، و"أنظمة إدارة التعلُّم" (LMS)، وأدوات عقد المؤتمرات عبر الإنترنت، والاستضافات السحابية للتدريبات عبر الإنترنت.
• مصاريف المنشآت والمرافق الخدمية.
• نفقات المواصلات والمؤتمرات.

يجب أن تستعلم من زملائك عن احتياجاتهم التدريبية، وترسل إلى الموظفين استطلاعَ رأيٍ يساعدك على تحديد ثغرات التدريب ونقاط الضعف فيه.

يجري بعد ذلك تقييم الأدوات التكنولوجية المتوفرة في الشركة، فهل يوجد "نظام إدارة تعلم" في الشركة؟ هل هذا النظام صالح وفعال في تلبية الاحتياجات التدريبية الحالية، أم حان الوقت لتغييره لمواكبة التغيرات الجارية؟

تقتضي الخطوة الأولى شراء "نظام إدارة تعلم" إذا لم يكن متوفراً في الشركة، فما هي التكنولوجيا التي تستخدمها الشركة في إعداد محتوى الدورات التدريبية؟ ما هي الأدوات التكنولوجية التي ستحتاج إليها لإعداد الدورات التدريبية؟

يجري بعد ذلك تحديد الفئة المستهدفة من التدريب ولتكن شريحة الشركاء، أو الموظفين، أو العملاء، أو جميع هذه الشرائح مع بعضها، ويجب أن تناقش أقسام التسويق والمبيعات بالتمويل الإضافي اللازم عند تدريب الشركاء والعملاء مع موظفي الشركة.

كيف يمكن تحديث برنامج التدريب واستثمار التكنولوجيا في تحسين الأداء في الأقسام الأخرى من المؤسسة؟ يمكنك أن تحصل على الميزانية المطلوبة لإجراء التدريب عندما تقنع المعنيين بفاعلية البرنامج في تحسين أداء العاملين وزيادة أرباح المؤسسة.

2. استخدام التعلُّم الإلكتروني لتوفير التكاليف:

تركِّز الشركات في الوقت الحالي على البحث في إمكانية استثمار التعلُّم الإلكتروني في زيادة قدرة المؤسسة على المنافسة في السوق وتقديم مزيد من المكاسب لأصحاب المصلحة.

يساعد التعلُّم الإلكتروني على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الميزانية المتوفرة للتدريب إضافة إلى تقديم مجموعة من الفوائد العملية الأخرى، ويُذكَر منها ما يأتي:

• توفير الوقت وتكاليف المواصلات، وقاعات التدريب، والمعدات والتجهيزات اللازمة.
• دفع أتعاب خبراء التصميم والتدريب مرة واحدة، وتقديم البرنامج عدداً لا يحصى من المرات.
• التعلُّم الإلكتروني خيار صديق للبيئة، فهو لا يتطلب طباعة مواد التدريب من جهة، كما أنَّه يتيح للموظف إمكانية دراسة المحتوى من المنزل دون أن يستخدم المواصلات للحضور إلى القاعة ويتسبب في تلويث البيئة.
• التعلُّم الإلكتروني متاح للموظفين، والشركاء، والعملاء على مدار الساعة، وعند الحاجة، وفي الوقت الذي يناسبهم، وهذه الميزة هامة بشكل خاص لجيل الألفية الذي يفضل ساعات العمل المرنة وخيار العمل عن بعد.
• يتيح التعلُّم الإلكتروني إمكانية توظيف المحتوى الإبداعي والتفاعلي في التدريب مثل مقاطع الفيديو، والاختبارات، والألعاب، إضافة إلى النشاطات التي تساعد المشاركين على ترسيخ المعلومات على الأمد الطويل.
• يتيح التعلُّم الإلكتروني إمكانية تقديم تجربة موحَّدة للموظفين عبر الإنترنت في حالة الفِرَق الموزعة على مجموعة مختلفة من المناطق الزمنية.

3. الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة في توفير التكاليف:

يجب أن تتضمَّن خطة الميزانية تكاليف استبدال "نظام إدارة التعلُّم" الحالي، فتقدم "أنظمة إدارة التعلُّم" القديمة وظائف محدودة مثل إدارة برامج التدريب، ومتابعتها، وتوثيق مراحل العمل، وتقديم المحتوى للمشاركين عبر الإنترنت أو على أرض الواقع، ويحتاج المصمم في هذه الحالة إلى شراء برنامج مستقل بحدِّ ذاته لإعداد دورات تعلم إلكتروني تفاعلية وإنشاء محتوى يتضمن مقاطع الفيديو والاختبارات.

تقدم "أنظمة إدارة التعلُّم" الحديثة مزيداً من الوظائف والميزات التي تغني عن شراء الأدوات الإضافية وتوفر على الشركة كثيراً من التكاليف.

تتميز "أنظمة إدارة التعلُّم" المتكاملة الحديثة بسهولة استخدامها، وهي تتضمن برمجيات خاصة لتأليف محتوى الدورات التدريبية، ومكتبات تخزِّن محتوى الوسائط المتعددة، وواجهات حديثة، إضافة إلى ميزات التعدد اللغوي التي تساعد على الوصول للجمهور العالمي.

تساهم الدراسات التحليلية والتقارير التي تقدمها "أنظمة إدارة التعلُّم" الحديثة في تقدير المعلومات والمهارات المكتسبة وتقييم مدى تقدم المشاركين.

تقدِّم أنظمة إدارة التعلُّم تجربة سهلة التطبيق بالنسبة إلى المستخدم، ولم يعد استخدامها حكراً على خبراء التعلُّم والتطوير، وتستفيد الشركات من هذه الأنظمة في زيادة المبيعات عن طريق إجراء برامج تدريب وكوتشينغ مستمرة لفِرَق المبيعات.

تتيح "أنظمة إدارة التعلُّم" الحالية إمكانية مشاركة البيانات مع برمجيات "سيلز فورس" (Salesforce)، و"تحليلات جوجل" (Google Analytics)، و"فاونتن" (Fountain)، و"بامبو إتش آر" (BambooHR)، و"كاستومر. آي أو" (Customer.io)، وغيرها من التطبيقات البرمجية الخاصة بالأعمال التجارية، وتستفيد فِرَق المبيعات من هذه البرمجيات في إعداد مقاطع الفيديو وكسب مزيد من العملاء المحتملين.

تستخدم فِرَق التسويق "أنظمة إدارة التعلُّم" الشاملة في تصميم تجارب خاصة بالعملاء، وتطوير التطبيقات، والألعاب، وإعداد الاختبارات وتوفير محتوى مجاني للمتدرِّبين.

تتميَّز "أنظمة إدارة التعلُّم" الحديثة بسهولة استخدامها، وهي تتيح إمكانية إجراء المهام مثل إنشاء استطلاعات الرأي التفاعلية وجمع التغذية الراجعة من العملاء بسهولة وسرعة، ويمكن أن يستخدم قسم الموارد البشرية "أنظمة إدارة التعلُّم" في إعداد مقاطع فيديو توجيهية تشرح بعض الموضوعات مثل سياسات الشركة، وضبط الوقت على سبيل المثال.

4. أخذ قابلية التوسع بالحسبان عند إعداد مخططات الميزانية:

تقتضي هذه الخطوة دراسة تغيرات الطلب على الخدمات التدريبية على مدار العام، ويُنصَح باستخدام الخيارات السحابية عندما لا يكون الطلب على الخدمات التدريبية ثابتاً على مدار العام.

يمكن الاستفادة من منصات استضافة برامج التدريب في توفير المال؛ لأنَّك تدفع مقابل عدد المستخدمين المسجلين في الدورات التدريبية كل شهر، وتقدِّم منصات التعلُّم الإلكتروني السحابية الشاملة خيارات تراعي احتياجات الشركة وتوسع نشاطاتها التجارية مع مرور الوقت.

حاول أن تجيب عن الأسئلة الآتية بناءً على ميزانية تدريب العام الفائت:

• هل يمكن الاستفادة من منصات التعلُّم الإلكتروني السحابية في توفير تكاليف تأمين القاعات والتجهيزات ومصاريف المواصلات؟
• هل لديك اشتراك سنوي يحتاج إلى تجديد أو رسوم صيانة في الفترة المقبِلة للاستمرار في استخدام أدوات تأليف الدورات التدريبية المستقلة؟
• هل تتعاقد مع مستشارين مستقلين لتقديم الدورات التدريبية على أرض الواقع؟
• ما هي المصاريف التي يمكن استثمارها في النقلة النوعية لمنصات التعلُّم الإلكتروني الحديثة؟

في الختام:

يساعد استخدام "أنظمة إدارة التعلُّم" في تخطيط الميزانية على زيادة فاعلية التدريب، وتحسين المبيعات، وإرضاء الموظفين، والحفاظ على البيئة.

يحتاج الفرد إلى القليل من الشجاعة عند الاستثمار في مجال جديد، وقد يواجه بعض الصعوبة عند اتِّخاذ قرار التغيير في منهجية العمل وطريقة تقديم الخدمات للعملاء، فيساعد الاستثمار في التعلُّم الإلكتروني و"أنظمة إدارة التعلُّم" على زيادة الأرباح وتحقيق الاستقرار على الأمد الطويل.