4th أغسطس, 2025
4th أغسطس, 2025
تتيح الاجتماعات المنظمة لجميع الحاضرين فرصة مشاركة آرائهم ووجهات نظرهم، وإدراك قيمة مساهمتهم، وتعزز تقنيات التيسير نتائج الاجتماعات، وورشات التدريب، وغيرها من النشاطات الجماعية التي تحقق غاية محددة، وأساليب التيسير هي أدوات إدارية تساعد فريقك على تحقيق الأهداف المرجوَّة، ويناقش هذا المقال تقنيات التيسير الفعالة وأهميتها بوصفها أدوات إدارية.
يستخدم المدربون، والمُيسرون، والمشرفون تقنيات التيسير لتعزيز المشاركة وفهم طبيعة تفاعلات الأفراد مع بعضهم لتحقيق الأهداف المرجوة من الاجتماع أو ورشة العمل، وتُطبَّق أساليب التيسير على محتوى الاجتماع أو ورشة العمل وكذلك على أهدافها، وتجرى عدد من الاجتماعات وورشات العمل اليوم من خلال الإنترنت، مما يزيد أهمية دور المُيسر لتنفيذ الجلسة وإدارتها جيداً.
يجب أن يمتلك المُيسر مهارات تواصل، وتنظيم، وقيادة بارزة ليحقق النتائج المرجوة من الاجتماع، ويظهِر المُيسر الفعال السلوكات التالية:
تشجع تقنيات التيسير على اتخاذ القرارات ديمقراطياً داخل المنظمة، كما تدعم الموارد البشرية، وفيما يأتي بعض فوائد تقنيات التيسير:
يخلط بعض الناس بين تقنيات التيسير والعرض، ولكن لكلٍّ من هاتين المهارتين أهدافاً مختلفة تماماً، وتُستخدَم كل من التقنيتين في الدورات التدريبية، لكنَّ العرض يشبه المحاضرة فيشارك الخبير معرفته، بينما التيسير هو نقاش تفاعلي وتشاركي أو نشاط جماعي.
إليك 16 تقنية للتيسر تستخدمها لتحسين الإنتاجية وسير العمل خلال الاجتماعات والفعاليات:
يوفر العصف الذهني جواً إبداعياً جماعياً ينتج غالباً أفكاراً جديدة وغير تقليدية.
يتلقى أعضاء الفريق عموماً جداول الأعمال قبل بدء الاجتماع، ولكن راجِع الجدول الزمني والأهداف مرة أخرى في بداية الاجتماع حتى يفهم الجميع محاور النقاش، وهذه الخطوة هامة خصيصاً في بداية الاجتماعات غير المخطط لها أو العفوية.
تُستخدَم تمرينات تلطيف الأجواء في بداية الاجتماع لتخفيف التوتر.
كلِّف كل فرد بمهمة، واطلب من شخص ما تسجيل تفاصيل الاجتماع وكلِّف شخصاً آخر بمراقبة الوقت، وغيِّرْ مهام الحاضرين من اجتماع إلى آخر لكي تتاح للجميع فرصة المشاركة.
تأكَّد من بقاء الاجتماع هادئاً ومنظماً من خلال وضع قواعد، مثل رفع اليد إذا كنت ترغب في مشاركة فكرة.
يمكن أن تشتِّت الاجتماعات الطويلة تركيز الحضور نتيجة تعبهم؛ لذا خذ فترات استراحة منتظمة، ويفضل أن تكون كل 90 دقيقة خلال الاجتماعات الطويلة، ليستعيد المشاركون نشاطهم، وقدِّم وجبات خفيفة صحية تحفز العقل إذا كانت الاستراحة للطعام.
يجب أن يوفر المُيسِّر أدوات للفريق، مثل دفاتر الملاحظات والأقلام حتى يدوِّنوا الملاحظات ويسجِّلوا تفاصيل الاجتماع؛ لذا قدِّم أقلام تحديد وسبورة بيضاء إذا كنت أنت أو المشاركون الآخرون تقدمون عرضاً تقديمياً.
توفر السبورة الورقية عنصراً بصرياً للاجتماع، خصيصاً عند العصف الذهني للأفكار الإبداعية، فضَعْ السبورة الورقية في مقدمة الغرفة وابقَ جانباً في الكتابة أو مناقشة الموضوع ليتمكن الجميع من الرؤية، واكتب بخط واضح وعريض، واستخدِم أقلاماً بألوان مختلفة أو نقاطاً مرقَّمة لتقسيم المحتوى إلى أفكار أصغر.
اطلب من الجميع اقتراح كلمة مفتاحية عن موضوع الاجتماع لكي يتفاعلوا معك، واجمع أفكارهم وشاركها مع الحاضرين، فهذه طريقة بسيطة للوصول إلى استنتاجات سريعة.
قسِّم الأفراد إلى مجموعات صغيرة إذا كان الاجتماع يتضمن كثيراً من المحادثات، ليشارك المشاركون الهادئون في عملية اتخاذ القرار، وكلِّف الشخصيات المسيطرة بتأدية مهام محددة للحفاظ على تركيزهم وتشجيعهم على توجيه طاقتهم تجاه المهام المفيدة.
طبِّق تمرينات بناء الفريق وتعزيز الثقة خلال النقاشات الجدية، لكي تحافظ على إنتاجية أعضاء الفريق ومعنوياتهم العالية.
اطرح أسئلة هادفة إذا لاحظت تباين المستويات بين أفراد الفريق، وركِّز في موضوع النقاش من خلال اقتراح حلول المشكلات، والملخصات، والتأملات، ونشِّط الجو العام بإيجابية.
الانتباه ضروري لسير الاجتماع وفق الخطة الموضوعة.
اطلب من الجميع التفكير ملياً بالموضوع الرئيس للاجتماع، واكتب بعض الأفكار أو الآراء قبل أن يبدأ النقاش الجماعي.
اسأل عن وجهة نظر الفريق وتعليقاته حول سير الاجتماع؛ إذ يساعد هذا التمرين الذي يستغرق 10 دقائق المُيسر على فهم ما سار جيداً وما يمكن تغييره في الاجتماعات المستقبلية.
وثِّق بوضوح إجراءات ونتائج الاجتماع؛ ليفهم الجميع التفاصيل الختامية، ولخِّص الاجتماع شفهياً وكتابياً.
تُعَد تقنيات التيسير أدوات لا غنى عنها في إدارة الاجتماعات وورشات العمل بفعالية، وإنَّ تطبيق هذه التقنيات، يعزز روح الفريق، ويشجع على المشاركة الديمقراطية واتخاذ القرارات الجماعية، مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة، بالتالي يصبح المُيسِّر عنصراً حيوياً في تحقيق الاجتماع المثالي، فيساهم بمهاراته في توجيه الفريق تجاه النجاح والتفوق.
