ليس ثمة طريقة مضمونة لتحديد المشكلات والتحديات التي يمكن أن يتعرض لها الميسِّر خلال الجلسات، ولكن بوسعه أن يستعد للتعامل مع بعض الصعوبات الشائعة مثل التواصل مع مجموعة كبيرة من الأفراد، وإدارة مجموعة أشخاص يرفضون المشاركة في النقاش، والتعامل مع الشخصيات التي تفرض سيطرتها على مجرى النقاش، وترسيخ ثقافة التعلم المستمر، والتخلص من شعور الملل الناتج عن تكرار المحتوى.
أبرز صعوبات التيسير وخطوات التغلب عليها
دائماً ما يواجه الميسرون والمدربون تحديات وصعوبات جديدة من الانتقال المفاجئ إلى العمل عبر الإنترنت إلى تناول المواضيع المعقدة والتعامل مع المشاركين صعبي المراس. وفيما يلي 6 صعوبات شائعة بين الميسِّرين:
1. التعامل مع مجموعة كبيرة من الأفراد
فيما يلي 7 خطوات للتعامل مع مجموعة كبيرة من الأفراد:
1.1. التعاون مع مجموعة من الميسِّرين
يمكنك أن تستعين بخبير مختص بالمشكلات التقنية، وتكلف شخص بمتابعة الدردشة في حالة الاجتماعات عبر الإنترنت، كما تحتاج الجلسات التي تجري وفق النظام الهجين إلى ميسِّرَين لإدارة المجموعة الافتراضية والأخرى التي تُعقَد على أرض الواقع.
2.1. تعريف المشاركين على المنصة الإلكترونية قبل البدء
تعريف المشاركين على المنصة الإلكترونية وأدوات إجراء استطلاعات الرأي قبل أن يبدأ برنامج التدريب لكي يعتادوا على استخدامها بأريحية، كما يمكنك أن تطلب منهم مشاركة فكرة تتعلق بالجلسة المقبلة لكي تشجعهم على التواصل مع بعضهم والتفكير في موضوع الدورة التدريبية. ويمكن أن تطلب من المشاركين في التدريبات الإدارية اختيار أكثر مهمة يميلون لتفويضها، أو التصويت على أصعب مهمة إدارية على سبيل المثال.
3.1. استخدام الأدوات التشاركية مثل "بادليت" (Padlet)
وذلك لكي تطلب من المتدربين مشاركة صورة لمكان العمل، أو مقطع صوتي يعبر عن حالتهم المزاجية، أو مقال أو مقطع فيديو عن موضوع التدريب.
4.1. إنشاء منصة افتراضية غير متزامنة تتيح للمشاركين إمكانية التعريف عن أنفسهم
كما ينبغي أن تنشر بعض الأسئلة التي تساعدك في الحصول على المعلومات التي تحتاج إليها، وبحيث يكون واحد منها على الأقل فكاهي بغرض تلطيف الأجواء.
5.1. استخدام المعلومات التي حصلت عليها من الاستطلاعات
استخدام المعلومات التي حصلت عليها من الاستطلاعات التعريفية والمنصات التشاركية خلال الجلسات عند الإمكان. مثال: لقد تحدث 5 أشخاص منكم عن المقاطعات التي تحدث معهم خلال الاجتماعات التي تجري عبر الإنترنت. ما رأيكم أن نخصص بضع دقائق لمناقشة آلية تعامل فِرَق العمل مع المقاطعات التي تحدث خلال الاجتماعات؟
6.1. تقسيم المشاركين
تقسيم المشاركين إلى مجموعات مؤلفة من 2-4 أشخاص لكي يتعاونوا مع بعضهم خلال برنامج التدريب. وعليك أن تمنحهم ما يكفي من الوقت للتعارف وبناء الألفة قبل التدريب، وتطلب منهم أن يجتمعوا بعد الجلسات أيضاً. كما يجب أن توضح لهم آلية التعاون والعمل المشترك التي تتوقعها من كل مجموعة خلال التدريب.
7.1. استثمار البيئات الافتراضية والواقعية
استثمر البيئات الافتراضية والواقعية في تقسيم المشاركين إلى مجموعات جزئية.
2. إدارة الجلسات المختلطة
فيما يلي 9 خطوات لإدارة الجلسات التي تضم مشاركين عبر الإنترنت وعلى أرض الواقع في آنٍ معاً:
- إعداد لوحات تعريفية تحتوي على أسماء الموجودين في القاعة والمشاركين عبر الإنترنت ووضعها على طاولة الاجتماع. حيث يجب أن تضع أسماء المشاركين عبر الإنترنت أمامك لكي تتفاعل معهم وتناديهم بالاسم.
- دعوة الحاضرين للتسجيل في المنصة التي يستخدمها المشاركون عبر الإنترنت لكي يتفاعلوا معهم.
- تقسيم المشاركين عبر الإنترنت وضمن القاعة إلى مجموعات صغيرة أو ثنائيات.
- تكليف ميسِّر واحد على الأقل بالإشراف على كل واحدة من البيئتين الواقعية والافتراضية.
- اختبار الأدوات التكنولوجية مثل معدات الصوت والشاشات الموجودة في القاعة، والتحقق من قدرة المشاركين على رؤية وسماع بعضهم بوضوح.
- دعوة المشاركين عن بعد لتجريب أدواتهم التكنولوجية قبل الانضمام للجلسة.
- الاستعداد للتعامل مع المشكلات التقنية.
- تعريف جميع المشاركين على بعضهم أو تطبيق أنشطة تعارف.
- تخصيص أوقات للاستراحة خلال الاجتماع لأنَّ المشاركين عن بعد يتعبون بسرعة أكبر من المتواجدين في القاعة.
3. تدني مستوى المشاركة في النقاش
قد يتحفظ بعض الحاضرين عن المشاركة أو يمكن أن ينخفض مستوى نشاطهم وحماسهم مع مرور الوقت، وفي مثل هذه الحالة، يُنصَح بالاستفادة من الخطوات التالية:
- أخذ استراحة قصيرة، والسماح للحاضرين بالتحرك، وتناول المشروبات لكي يستعيدوا نشاطهم قبل استئناف الاجتماع.
- إضفاء طابع شخصي على الجلسة عبر دعوة الحاضرين لمشاركة أمثلة وتجارب شخصية تتعلق بموضوع النقاش.
- طلب رأي الحاضرين بسرعة الشرح وتغييرها بناءً على إجاباتهم.
- الاستعلام عن صلة المحتوى بمهام العمل اليومية، وقد تضطر لشرح هذه الصلة بنفسك، أو إعادة صياغة المحتوى.
- تقسيم المشاركين إلى مجموعات صغيرة أو ثنائيات لإجراء النقاشات.
- شكر المشاركين في النقاش بالاسم.
- منح المشاركين الوقت الذي يحتاجون إليه للتفكير قبل الإجابة.
- دعوة الحاضرين للمشاركة في التصويت باستخدام الملصقات، أو عن طريق رفع اليد، أو إجراء استطلاع رأي عبر الإنترنت. وعليك أن تطلب من أحد المشاركين بعد ذلك تفسير الإجابات وردود الفعل التي أثارها موضوع النقاش، وخاصة عندما يكون مثير للجدل أو شخصي.
- تكليف الحاضرين بتدوين إجاباتهم ومشاركتها مع بقية المجموعة.
- تقديم فقرة مضحكة ومسلية للحاضرين.
4. التعامل مع الشخصيات المسيطرة
لا بد من وجود شخص واحد على الأقل يحاول أن يفرض سيطرته على مجرى النقاش حتى لو عن غير قصد. ويمكن أن يكون هذا الشخص موضع ثقة في محيطه، أو اجتماعي بطبعه، أو أنه ببساطة إنسان نشيط وقيادي. وفيما يلي مجموعة من الخطوات للتعامل مع الشخصيات المسيطرة:
1.4. طلب موافقة المشاركين على مجموعة من القواعد الأساسية في الجلسة
والاستعلام عن أي مقترحات إضافية يرونها مناسبة. يمكن أن تشمل هذه القواعد ضوابط المشاركة في النقاشات وآلية وتوقيت جمع الاستفسارات وطرح الأسئلة. يجب أن تذكر المشاركين بالقواعد المُتفَق عليها خلال الاجتماع عند الضرورة.
2.4. عقد اجتماع مسبق مع قادة المجموعة للاتفاق على إدارة النقاش
وعندها يمكنك أن تطلب منهم ضبط أنفسهم خلال الجلسة وعدم السيطرة على مجرى الحديث، والسماح لبقية المشاركين بطرح أفكارهم ووجهات نظرهم بالموضوع.
3.4. مطالبة الشخصيات المسيطرة بإفساح المجال لزملائهم خلال الجلسة
وتشجيع الهادئين على المشاركة والمساهمة في النقاش.
4.4. السماح للمشاركين بالاعتراض
السماح للمشاركين بالاعتراض على المواضيع الجانبية، ومقاطعتها، وإعادة النقاش إلى المحور الأساسي عندما يحيد عنه.
5.4. تكليف الشخص المسيطر
تكليف الشخص المسيطر بتدوين الملاحظات والأفكار الرئيسية التي ترد خلال النقاش بهدف تقليل مشاركته الكلامية وضمان تلخيص المحاور الرئيسية ومشاركتها مع المجموعة بعد انتهاء الجلسة.
5. ضمان استمرارية التعلم
يسعى الميسِّرون والمدربون جاهدين لترسيخ المعلومات، والأفكار، والخبرات في أذهان المشاركين. وفيما يلي مجموعة من الخطوات لتذكير المشاركين بتطبيق المعلومات المكتسبة:
- مطالبة المتدربين بكتابة وثيقة يتعهدون فيها بتطبيق المهارات والمعلومات المكتسبة قبل نهاية التدريب، أو يمكنك أن تطلب من كل منهم التعاون مع شريك مساءلة. ويجب أن ترتب اجتماعات بين شركاء المساءلة أو مع المدرب لمناقشة موضوع تطبيق المعلومات المكتسبة في الحياة العملية. وفي حالة العمل مع فريق كامل، عندئذٍ يمكن تطبيق إجراءات المتابعة في أحد اجتماعات أعضاء الفريق.
- مشاركة ملخص موجَز عن المحاور الرئيسية والملاحظات والصور التي وردت خلال النقاشات، كما يمكن أن تطلب من المشاركين تلخيص التجربة وإلقاء الملخص أمام بقية الحاضرين.
- تذكير المشاركين بالمنصات المتاحة لإجراء النقاشات وطرح الأسئلة بعد نهاية التدريب. يمكنك أن تنشر سؤال على هذه المنصة لتشجيع المتدربين على المشاركة وتبادل الآراء. مثال: كيف تعتزمون تطبيق المعلومات المكتسبة عن أنماط التواصل في اجتماعاتكم المقبلة؟
- طرح أسئلة تحث المشاركين على التفكير.
- إضافة سؤال يحث المشاركين على التفكير في الدروس المستفادة من التدريب في مرحلة التقييم النهائي. مثال: ما هي أبرز الأفكار، أو الخطوات العملية، أو الأسئلة المستفادة من الجلسات؟
- إرسال اختبار قصير لتقييم تقدم المشاركين ومستوى فهمهم للموضوعات المطروحة.
- اقتراح تطبيقات عملية للمعلومات المكتسبة.
- توفير مصادر إضافية تتيح للمشاركين إمكانية متابعة التعلم وتطبيق المهارات المكتسبة.
- التحقق من توفر تقارير أو أنشطة متابعة لتعزيز التعلم المستمر.
6. ملل الميسِّر من تكرار المحتوى
من المتوقع أن يشعر الميسِّر بالملل مهما كان مستعداً وخبيراً وبارعاً في تأدية عمله. فيما يلي مجموعة من الخطوات التي تساعد في التغلب على شعور الملل:
- تحديث المحتوى وتغيير أسلوب وسرعة التقديم بناءً على تجاوب الحاضرين وتفاعلهم معك، والتركيز على استجابة الجمهور أكثر من استكمال شرائح العرض التقديمي وبقية مواد المحتوى.
- التعاون مع ميسِّر آخر وتبادل الأنشطة فيما بينكما.
- تطبيق أفكار جديدة للترحيب بالمتدربين عند دخولهم للقاعة أو انضمامهم للمنصة الافتراضية، كما يمكنك أن تستخدم تقنيات جديدة لتلطيف الأجواء. تساعد هذه التقنيات في تعزيز ارتباطك معهم، وتشجيعهم على التعاون والتفاعل مع بعضهم.
- التحرك أثناء شرح المحتوى والتبسم في وجه الحاضرين.
- تحضير قصة أو تجربة شخصية تتعلق بموضوع الجلسة ومشاركتها مع الحاضرين.
- التخطيط المسبق لما ستفعله في الفترات التي يعمل فيها المشاركون بمفردهم أو ضمن مجموعات صغيرة.
- تحديد مصدر حماسك تجاه الموضوع، والأفكار التي تحب أن تشاركها مع الحاضرين.
- زيادة عدد الأسئلة المطروحة خلال الجلسة والإصغاء إلى وجهات النظر والإجابات الجديدة الخاصة بهذه المجموعة.
- استخدام تقنيات لتلطيف الأجواء وبناء الألفة المتبادلة بين الميسِّر والمشاركين.
- تعديل المحتوى وأسلوب التقديم بطريقة تعكس شخصيتك سيما إذا كنت تتبع توجيهات وأدوات أدلة التيسير.
- التواصل مع زملائك بهدف تبادل التجارب والخبرات والاستفسار عن الأدوات والأنشطة التي يفضلونها في جلساتهم.
في الختام
يتطلب النجاح في مجال التدريب والتيسير اكتساب مجموعة من المهارات وعلى رأسها إدارة المشاريع، والتواصل، وتسوية النزاعات، وسرد القصص، وحل المشكلات. هذه المهارات مكتسبة وقابلة للتطوير والتحسين عبر التطبيق والممارسة. تضم مقومات التيسير الناجح الاستعداد، والإصغاء الفعال، والتجاوب مع احتياجات المشاركين واهتماماتهم.
