6 أنواع لتحليل الاحتياجات التدريبية

تبدأ المشروعات عادةً بإجراء دراسة تحليلية لاحتياجات العميل، ويعتمد اختيار الطريقة المناسبة على طبيعة المشروع ومجال عمل الشركة. يبحث مقالنا اليوم في أفضل أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية.

منهجية عمل مفصَّلة

يُجرى في المرحلة الأولى اجتماعٌ يتَّفق خلاله أعضاء الفريق على نطاق المشروع ومنهجية العمل، ويضم فريق المشروع خبراء المادة والتخطيط الاستراتيجي، ويركِّز الاجتماع الأوَّل على مناقشة أهداف التدريب، ومستويات الكفاءة، وطرائق التقديم المقترحة.

يطبِّق تحليل الاحتياجات التدريبية مجموعة من الخطوات بصرف النظر عن طبيعة المشروع، ولكن يعتمد اختيار نوع التحليل على خصوصية المشروع وأهدافه.

أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية

فيما يأتي 6 أنواع لتحليل الاحتياجات التدريبية:

1. التحليل التنظيمي

يُستخدَم التحليل التنظيمي في المشروعات التي تتطلب تحديث برنامج تدريب قائم أو إعداد واحد جديد يُطبَّق على نطاق المؤسسة ويستهدف شرائح متنوعة من الجمهور.

تحدِّد هذه المرحلة احتياجات المؤسسة ومتطلبات التدريب بصرف النظر عن طبيعة المشروع، ويجب أن تجيب عن الأسئلة التالية في هذه المرحلة:

• ما هي المشكلة التي تحاول المؤسسة أن تحلها؟
• ما هي الأهداف التي تبتغي الشركة أن تحققها من خلال البرنامج؟
• ما سبب الاعتماد على برنامج التدريب لحل هذه المشكلة التجارية؟
• ما هي تجارب المؤسسة في مجال التدريب والتطوير؟

2. تحليل الجمهور

يجري في هذا النوع من التحليل دراسة الجماهير المستهدَفة وتحديد الاحتياجات التدريبية الخاصة بكل واحد منها، وتقتضي هذه الخطوة أيضاً اقتراح أسماء خبراء معيَّنين للمشاركة في عمليات الإعداد والتطوير.

يُجاب في هذا التحليل عن الأسئلة التالية:

• من هي الشريحة المستهدَفة من برنامج التدريب؟
• ما هو مستوى خبرة الشريحة المستهدَفة بموضوع التدريب؟
• ما هي أنماط التعلم الخاصة بالشريحة المستهدَفة؟
• ما مدى تجاوب الجماهير المستهدَفة مع هذه الأنواع من التدريب وفق التجارب السابقة؟
• ما أسماء الموظفين الأكفاء في الشريحة المستهدفة؟
• ما هي أهداف الجماهير؟

3. تحليل العمل/المهام

يصف هذا النوع من التحليل الوظيفة بحدِّ ذاتها والمتطلبات اللازمة لأداء المهام بالجودة المطلوبة، ويدخل في تفاصيل المسؤوليات الرئيسة ومستويات الإتقان المطلوبة من برنامج التدريب. يضمن هذا التحليل إعداد برنامج يركِّز على وظائف ومهام الفئة المستهدَفة من التدريب ممَّا يُنجِحه، ويُجرى فيه مقابلة مع خبراء المادة، والموظفين المميَّزين، والمشرفين، والمدراء من أجل الحصول على وجهات نظرهم بالموضوع.

تجمع هذه المرحلة التفاصيل عن الخبرات التي يحتاج إليها الموظفون لتأدية المهام والوظائف المطلوبة منهم في مكان العمل.

فيما يأتي مجموعة من الأسئلة التي يمكنك أن تطرحها في هذه المرحلة:

• ما هي الوظيفة التي يستهدفها محتوى التدريب؟
• ما هي الخطوات اللازمة لتأدية المهمَّة المستهدَفة؟
• ما مقدار الاعتماد على هذه المهمَّة في مكان العمل؟
• ما هي المعلومات التي يحتاج إليها الموظف لتأدية المهمَّة؟
• ما هي التدريبات المتوفرة في المؤسسة؟
• هل يتطابق الوصف الوظيفي مع نتائج تحليل المهمَّة؟
• هل أهملَ التحليل إحدى الخطوات الواردة في الوصف الوظيفي الفعلي؟
• هل يمكن تدريب الموظفين على تأدية المهام المحدَّدة؟
• هل يُجري التدريب تغييرات معيَّنة على السياسات، أو العمليات، أو المعدات، أو الآليات؟

تنظِّم الخطوة التالية المهام المحدَّدة، وتضعها ضمن تسلسل زمني معيَّن، وتراقب أداء الموظفين في مكان العمل. يجب تحديث هذا التسلسل الزمني وتوثيق التعديلات المطبَّقة على إجراءات العمل وغيرها من التفاصيل.

4. تحليل الأداء

يهدف هذا التحليل إلى اختيار الأدوات اللازمة لتقييم مدى نجاح برنامج التدريب في تحقيق النتائج المطلوبة، وفيما يأتي 6 أسئلة ينبغي أن تجيب عليها في هذه المرحلة:

• كيف يساهم برنامج التدريب في تحسين الأداء؟
• ما هو مقدار التحسن المطلوب من الشريحة المستهدَفة؟
• هل يكفي التدريب بمفرده لتحقيق أهداف الأداء؟
• ما هي الأدوات المستخدَمة لتقييم مقدار التحسن في الأداء؟
• ما هي أنواع التقييمات المطلوبة لتقدير التغيُّر في مستوى الأداء؟
• ما هي عيوب الأداء؟

5. تحليل المحتوى

تقتضي هذه المرحلة مراجعة المحتوى المتوفِّر من الوثائق، والمستندات، والقوانين، والعمليات وغيرها من المواد المستخدَمة في الوظيفة، ويتطلَّب إجراء هذا التحليل التعاون مع خبراء المادة والتأكد من عدم تعارض محتوى التدريب مع أي جانب من متطلبات الوظيفة.

يُجاب في هذه المرحلة عن الأسئلة التالية:

• ما هي المعلومات أو المهارات المطلوبة لتأدية هذه الوظيفة/المَهمَّة؟
• ما هو مصدر المعلومات؟ هل يمكنك أن تعثر عليها في الأدلَّة، والكتيِّبات الإرشادية، ومقررات التدريب؟
• ما هي الأهداف التعليمية لبرنامج التدريب؟

يحدِّد هذا النوع من التحليل مستوى الإتقان المطلوب من الموظفين في نهاية برنامج التدريب.

وفيما يأتي 3 مستويات لإتقان المهارة:

• الوعي: يجب أن يعرف المتدرِّب بوجود المَهمَّة وموعد تنفيذها.
• التطبيق: يجب أن ينفِّذ الموظف المَهمَّة بطريقة معيَّنة بعد انتهاء برنامج التدريب.
• الإتقان: يجب أن يؤدِّي الموظف المَهمَّة ويُدرِّب الآخرين على تنفيذها.

تعتمد أهداف برنامج التدريب على مستوى الإتقان المطلوب من الموظفين.

ويمكن تحديد هذا المستوى عبر الإجابة عن الأسئلة التالية:

• هل يُعدُّ برنامج التدريب الحل الأمثل لتحقيق الأهداف؟ لِمَ لا؟ ما هي الخيارات الأخرى المتوفرة؟
• هل ثمَّة محتوى جاهز مناسب لتحقيق أهداف التدريب؟ كيف سنُعدُّ المحتوى إن لم يكن متوفراً؟
• مَن سيكون خبير المادة الرئيس في المشروع؟
• من هو المرشَّح المثالي لإجراء عمليات المراجعة؟
• من هو المسؤول عن الموافقة على برنامج التدريب؟

6. تحليل التكلفة والفائدة

تحتاج الشركة لتخصيص ميزانية مناسبة لإعداد برامج التدريب وتطبيقها، ويقع على عاتق الخبراء مهمَّة حساب العائد على الاستثمار في التدريب، وإثبات نجاح التجربة أمام المعنيين.

تُحدَّد في هذه المرحلة أيضاً المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسة اللازمة لحساب العائد على الاستثمار، ويجب أن تشمل تكاليف التدريب مصاريف الإعداد، والتقديم، والتقييم، وإعداد التقارير الخاصة بأدوات القياس، وإعادة التدريب في المستقبل. ينجم عن برامج التدريب الناجحة والفعالة عائد قيمته أعلى من تكاليف إعداد البرنامج، وإدارته، وتحديثه.

في الختام

يُعدّ تحليل الاحتياجات التدريبية عملية حيوية لنجاح أي برنامج تدريبي. من خلال فهم الأنواع الستة لتحليل الاحتياجات التدريبية التي تم تناولها في هذا المقال، تستطيع المؤسسات تحديد احتياجاتها التدريبية بدقة وفعالية. يساعد هذا التحليل الشامل في ضمان تصميم برامج تدريبية مُثمرة تُساهم في تطوير مهارات الموظفين، وتحسين أدائهم، وتحقيق أهداف المؤسسة.

يعتمد اختيار النوع المناسب من التحليل على طبيعة المشروع وأهدافه، ولكن من المهم دائماً اتباع منهجية عمل مفصلة تشمل تحديد نطاق المشروع، وتحديد أهداف التدريب، وتقييم النتائج. ستتمكن المؤسسات من تعظيم العائد على الاستثمار في التدريب، وضمان تحقيق أقصى استفادة من الموارد المُخصصة للتطوير والتدريب من خلال الاستثمار في تحليل الاحتياجات التدريبية.